Guide de recouvrement Onss ​

• 4.6.2.1 GÉNÉRALITÉS

Sauf instructions contraires de l’ONSS, toutes les procédures d’exécution décrites doivent être suivies ponctuellement par l’Huissier de justice.

Les frais exposés par l’Huissier de Justice doivent toujours être justifiés et ce tout d’abord d’un point de vue juridique et en termes d’économie de procédure. Dans la mesure du possible, il convient de regrouper les Procédures à charge d’un même débiteur, sans ralentir le processus d’exécution.
Dans ce cadre, l’Huissier de Justice est tenu d’utiliser des lignes liées dans la plateforme. 

Lorsqu’il devra, par exemple, procéder à une saisie-exécution mobilière dans deux Procédures à charge du même débiteur, l’Huissier de Justice y procédera par un seul exploit, qui reprend le décompte des deux Procédures. Les frais réels sont comptabilisés de manière habituelle et intégrés dans la Procédure la plus récente. Dans l’autre (les autres) dossier(s), une ligne liée intitulée « saisie-exécution mobilière : liée » doit être comptabilisée à la même date avec indication d’un montant qui s’élèvera toujours à zéro euro.

Si l’Huissier de Justice fait usage du système des lignes liées dans une Procédure qui a été distribuée via la plate-forme centrale et qui est combinée à une ou plusieurs Procédure(s) dossiers distribués via l’ancien système, tous les frais réels devront toujours être comptabilisés dans la Procédure qui a été distribuée via la plateforme centrale, à savoir la Procédure la plus récente. Les lignes liées doivent alors être comptabilisées dans la (les) Procédure(s) conformément à l’ancien système.

Après la signification de chaque exploit, l’Huissier de Justice doit entreprendre plusieurs actions afin de trans-mettre les informations exactes à l’ONSS via la plateforme centrale :

Statut et stade de la Procédure:
Le statut et le stade de la Procédure devront toujours être correctement configurés et devront être retransmis au plus tard un jour ouvrable après la configuration, via le système d’échange d’informations prévu à cet effet.

Ligne de frais:
La ligne de frais doit toujours être comptabilisée sur la base des données exactes (date, montants, type de frais, ...) et doit être transmise, au plus tard un jour ouvrable après l’exposition des frais, via le système d’échange d’informations prévu.

Copie de l’exploit:
Une copie en format PDF de chaque exploit doit être transmise à l’Organisme Centralisateur au plus tard 48h après l’exposition des frais, via le système d’échange d’informations prévu à cet effet et non par e-mail ou par courrier à l’Organisme Centralisateur ou à l’ONSS !! Seuls les documents transmis de manière appropriée seront acceptés.

Synchronisation quotidienne:
Dans le cadre de l’envoi des informations susmentionnées, il est très important que les mises à jour émanant de votre étude soient transmises au moins une fois par jour.

• 4.6.2.2 QUALITÉ DE LA (DES) PARTIE(S) À SIGNIFIER

En cas de doute quant à la qualité de la (des) parties à signifier et après avoir accompli les recherches nécessaires, l’Huissier de Justice doit, dès réception de la Procédure via la plateforme, prendre contact avec l’ONSS (cf. 4.1.2.1.) au moyen d’une demande motivée et détaillée.

• 4.6.2.3 CONTRÔLE SYSTÉMATIQUE DE L’IDENTITÉ DU DÉBITEUR

Afin de pouvoir tenir compte au mieux de la situation actuelle du débiteur, l’Huissier de Justice peut procéder à une vérification en la matière (recherche du numéro de registre national, du numéro d’enregistrement à la BCE, …). Les frais correspondants peuvent être imputés par l’Huissier de Justice en tant que poste de frais dans l’exploit à charge du débiteur. Il en va de même pour la signification à d’autres parties que le débiteur ou pour les Procédures de « signification » complémentaires à charge d’une ou plusieurs parties complémentaires.

En cas de changement d’adresse, l’Huissier de Justice signifiera le Titre Exécutoire avec commandement de payer à l’adresse correcte et mettra les nouvelles coordonnées à disposition de l’ONSS via la plateforme centrale.

Si un débiteur déménage dans un autre arrondissement judiciaire, dès lors que l’Étude de l’Huissier de Justice ne dispose pas de Huissier de Justice dans le nouvel arrondissement judiciaire, l’Huissier de Justice clôturera son intervention et le notifie à l’Organisme Centralisateur avec les nouvelles coordonnées du débiteur. L’Organisme Centralisateur réattribuera le dossier à un Huissier de Justice territorialement compétent.

Lorsque des frais spécifiques sont imputés par l’Huissier de Justice pour des renseignements ou des recherches, il conviendra toujours de transmettre un document électronique justifiant ces frais. Si des frais de renseignements ou de recherches sont repris dans les frais d’un exploit, ces renseignements ou recherches devront également être fournies électroniquement avec l’exploit concerné, par le biais d’un scan qui est joint à l’exploit.

• 4.6.2.4 SUIVI ACTIF ET MISE À JOUR DU DOSSIER DE RECOUVREMENT EN LIGNE

Après signification du titre, un délai de minimum 35 et maximum 45 jours calendrier peut s’écouler entre la signification du titre et l’étape/action suivante de recouvrement au sein d’un Dossier de recouvrement. Ensuite l’Huissier de Justice doit mettre à jour le Dossier de recouvrement en ligne au moins une (1) fois par mois, si l’ONSS n’a pas donné d’instructions pour bloquer la Procédure ou le Dossier de recouvrement.

Ces délais sont prolongés avec la durée de la période d’attente imposée par l’ONSS (par exemple, pendant la période de fin d'année).
L’Organisme Centralisateur garantira le respect dudit délai et attirera, si nécessaire, l’attention de l’Huissier de Justice sur la nécessité d’une mise à jour du Dossier de recouvrement en ligne. Il veillera à ce que l’Huissier de Justice fasse le nécessaire à cet effet.

• 4.6.2.5 EXÉCUTION MOBILIÈRE

 -CONTRAINTE

          GÉNÉRALITÉS

Les instructions et délais suivants sont applicables aux Dossiers de recouvrement qui n’incluent pas d’instructions complémentaires et qui ne présentent aucun problème de solvabilité apparente :

L’Huissier de Justice doit signifier la contrainte au débiteur dans les 3 jours ouvrables après réception de la Procédure.
Afin que la contrainte puisse être signifiée, la dette totale impayée doit s’élever à un montant minimum de 75 euros.
Si la dette totale est inférieure à 75 euros (p.ex. après un paiement hors étude), l’Huissier de Justice devra :

 -    si le solde global pour la Procédure est inférieur à 40 euros - transmettre une proposition de suspension en indiquant le statut de la Procédure et le              motif de suspension prévus. L’ONSS tentera lui-même de recouvrer ces créances à l’amiable. Des instructions complémentaires suivront                                      éventuellement, si le recouvrement à l’amiable par l’ONSS ne livre pas de résultat.

 -   si le solde global pour la Procédure est supérieur à 40 euros et inférieur à 75 euros - procéder à un recouvrement sans poser d’autres actes                                  d’exécution, en envoyant maximum 2 rappels impliquant des frais. Au minimum 14 jours calendaires doivent s’écouler entre ces 2 rappels. Si, après             l’envoi du (des) rappel(s), le solde du dossier est (à nouveau) supérieur à 75 euros, la contrainte (avec commandement, si nécessaire) pourra être                     signifiée sans que des instructions complémentaires ne doivent être demandées à l’ONSS.

           INSTRUCTIONS SPÉCIFIQUES

Dans certains cas, l’ONSS enverra via la plateforme des instructions spécifiques par voie électronique (p. ex. une saisie conservatoire à charge du débiteur et/ou d’une autre partie) avec la Procédure de signification de la contrainte. L’Huissier de Justice devra donner suite à ces instructions, si possible simultanément à la signification de la contrainte ou en tout état de cause dans les meilleurs délais, en tenant compte des dispositions légales applicables.

           SITUATIONS SPÉCIFIQUES DANS LESQUELLES LA CONTRAINTE NE PEUT PAS ÊTRE SIGNIFIÉE

-     Loi relative au règlement collectif de dettes : L’Huissier de Justice ne signifie pas la contrainte. L’Huissier de Justice soumet une proposition d’arrêt de         la Procédure, avec indication de l’identité du médiateur de dettes et de la date de décision d'admissibilité.

-    Décès du débiteur : L’Huissier de Justice ne signifie pas la contrainte. L’Huissier de Justice soumet une proposition de suspension de la Procédure,                 avec notification d’une proposition de poursuite (recherche des héritiers par l’Huissier de Justice, avec imputation des frais de recherche au                             débiteur).

-     Faillite : L’Huissier de Justice ne signifie pas la contrainte. L’Huissier de Justice soumet une proposition d’arrêt de la Procédure et indique les motifs             exacts de l’arrêt. Si la faillite est annulée, l’ONSS demandera de réactiver la (les) Procédure(s).

-     Ambassade ou Consulat : L’Huissier de Justice ne signifie pas la contrainte. L’Huissier de Justice soumet une proposition de suspension de la                             Procédure et indique le motif exact du blocage.

          SIGNIFICATION AVEC ET SANS COMMANDEMENT DE PAYER

La signification a en principe lieu avec commandement de payer moyennant un seul exploit, sauf :

- instructions spécifiques de l’ONSS de ne pas procéder à une telle signification : dans ce cas, les instructions seront suivies ;
- le débiteur se trouve entre-temps dans l’une des situations suivantes :

       -     Procédure en réorganisation judiciaire : L’Huissier de Justice signifie le Titre Exécutoire sans commandement de payer, dès la prise de                                          connaissance du dépôt de la requête. L’Huissier de Justice soumet une proposition de suspension de la Procédure. L’ONSS donnera des                                          instructions spécifiques complémentaires, si nécessaire.

    -       Radiation d’office : L’Huissier de Justice signifie le Titre Exécutoire sans commandement de payer au Procureur du Roi compétent, conformément à              l'article 40, 2 du C. jud. L’Huissier de Justice soumet une proposition motivée de suspension de la Procédure. L’Huissier de Justice vérifie à nouveau                l’adresse après 3 mois. Si le débiteur est toujours radié d’office, l’Huissier de Justice soumet une proposition d’arrêt de la Procédure. Sinon,                                l’Huissier de Justice pourra, après instructions de l’ONSS, reprendre l’exécution.

    -      Débiteur non radié d’office mais sans adresse connue : L’Huissier de Justice signifie le Titre Exécutoire sans commandement de payer                                            au Procureur du Roi compétent, conformément à l'article 38 du C. §2 du C. jud. L’Huissier de Justice soumet une proposition motivée                                               de suspension de la Procédure. L’Huissier de Justice vérifie à nouveau l’adresse 3 mois plus tard. Si aucune adresse n’est connue après ce nouveau                   contrôle, l’Huissier de Justice soumet une proposition motivée d’arrêt de la Procédure.

    -     Modalités de paiement autorisées au débiteur dans une Procédure existante : L’Huissier de Justice signifie la contrainte sans commandement de               payer pour toutes les procédures en cours à ce moment-là. L’Huissier de Justice soumet une proposition de suspension dans chacune de ces                               Procédures. Les nouvelles Procédures qui sont confiées après l’octroi des modalités de paiement (= période non comprise dans l’accord                                       administratif conclu par l’ONSS) sont signifiées de manière standard avec commandement de payer, sauf exceptions décrites ci-dessus ou ins-                          tructions spécifiques contraires de l’ONSS. En effet, les modalités de paiement sont uniquement accordées pour la période déterminée telle que                   décrite dans la décision.

    -     Liquidation : L’Huissier de justice signifie le Titre Exécutoire sans commandement de payer soit au siège social de la société, soit au liquidateur s'il                  est connu. L'huissier propose de mettre fin à la Procédure.

    -     Insolvabilité : L'Huissier fait une proposition motivée de clôture de la procédure.
          L’Huissier de Justice fera toujours immédiatement état d’autres situations irrégulières éventuelles et demandera des instructions spécifiques dans             ce cadre.

L’Huissier de Justice fera toujours immédiatement état d’autres situations irrégulières éventuelles et demandera des instructions spécifiques dans ce cadre.

          OPPOSITION

Étant donné que le débiteur dispose d’un délai de 1 mois pour former opposition à la contrainte, la Procédure est inscrite à l’agenda par l’Huissier de Justice pendant 35 jours calendrier avant d’accomplir d’autres mesures d’exécution.
Il n’est dérogé à cette règle que sur instruction spécifique de l’ONSS.

Si l’opposition est signifiée à l’Huissier de Justice, celui-ci en informe directement l’ONSS dans un délai d’un jour ouvrable (cf. 4.1.2.2). L’Huissier de Justice soumet une proposition motivée de suspension de la procédure.

           SITUATIONS PARTICULIÈRES

Dans certains cas, l’Huissier de Justice constatera que la procédure standard ne peut être suivie. Il s’agit généralement d’informations relatives à la solvabilité du débiteur.

    -     Débiteur étranger : Lorsque le débiteur a qualité de société ou de personne physique étrangère, l’ONSS devra, avant d’entamer l’exécution, fournir             des informations supplémentaires relatives à un siège connu / lieu de résidence en Belgique. Il devra être procédé à une signification avec comman-            dement de payer au siège de la société / lieu de résidence en Belgique. 

          En cas d’impossibilité, l’Huissier de Justice en informera l’ONSS en utilisant le type de communication « Instructions Contrainte ». L’ONSS                                     effectuera les recherches nécessaires et donnera des instructions complémentaires. Les dispositions de l’art. 40, alinéa 1er du C. jud., s’appliquent                 lorsque l’ONSS donne pour instruction de procéder à la signification à l’adresse à l’étranger, sauf disposition contraire prévue dans les instructions                 de l’ONSS.

          Pour les dossiers « Instructions Spéciales », il sera indiqué lors de la transmission du dossier où la signification doit être faite au cas où le siège social /           lieu de résidence du débiteur est établi à l’étranger. Par conséquent, aucune instruction complémentaire ne doit être demandée à l’ONSS.

    -    Débiteur étranger avec adresse de correspondance en Belgique : L’adresse de correspondance est indiquée par l’ONSS avec la  mention  "C/O".                     Dans ces Procédures, l’Huissier de Justice doit toujours demander des instructions complémentaires à l’ONSS en utilisant le type de communication          « Instructions Contrainte ».

    -     Société belge sans trace au siège social: Lorsque le débiteur a qualité de société belge et qu’aucune trace de celle-ci ne peut être trouvée à son siège            social, la contrainte doit être signifiée avec commandement de payer, conformément à l’article 42, 5° du C. jud. En cas d’impossibilité, l’Huissier de                 Justice en informera l’ONSS en vue d’obtenir des instructions complémentaires.

    -     Société belge avec personnalité juridique « incomplète » : L’Huissier de Justice signifie la contrainte avec commandement de payer. En cas de doute            ou si l’exécution s’avère impossible, l’Huissier de Justice en informera l’ONSS en vue d’obtenir des instructions complémentaires.

    -     Société belge sans personnalité juridique : L’Huissier de justice ne signifie pas la contrainte. L’Huissier de justice demande des instructions à l’ONSS            en utilisant le type de communication « Instructions Contraintes ».

    -     Association belge de Copropriétaires : L’Huissier de Justice signifie la contrainte avec commandement de payer. En cas de doute ou si l’exécution                 s’avère impossible, l’Huissier de Justice en informera l’ONSS en vue d’obtenir des instructions complémentaires.

-    SAISIE-EXÉCUTION MOBILIÈRE

En l’absence de réaction de la partie adverse après l’expiration du délai d’attente de 35 jours calendaires après la signification de la contrainte ou à défaut d’instructions contraires de l’ONSS, l’Huissier de Justice pourra procéder à une saisie-exécution mobilière. Dans ce cadre, aucune instruction complémentaire n’est requise.

Afin que la saisie-exécution mobilière puisse être signifiée, la dette totale impayée doit s’élever à un montant minimum de 200 euros (pour toutes Procédures en cours, frais compris).

S’il avère sur place que les possibilités d’exécution mobilière sont limitées, la Procédure doit faire l’objet d’une motivation et d’une proposition de suspension pour insolvabilité manifeste, complétée d’un rapport de solvabilité (cf. 4.4.3.). Si l’ONSS l’estime nécessaire, l’Huissier de Justice recevra des instructions tendant à l’établissement d’un procès-verbal de carence (cf. infra).

Il devra être procédé à la saisie dans un délai de deux jours ouvrables après l’expiration du délai d’attente de 35 jours calendaires. Si l’Huissier de Justice se voit dans l’impossibilité de respecter ce délai, il devra toujours le motiver à l’ONSS via la plateforme centrale, en utilisant le type de communication « Délai saisie mobilière ».

En cas de recours contre l’exécution, l’Huissier de Justice devra directement en informer l’ONSS dans un délai d’1 jour ouvrable. (cf. 4.1.2.2).

-    PROCÈS-VERBAL DE CARENCE

Si la solvabilité ne peut être établie avec certitude à la suite de la signification de l'exploit et qu'il est nécessaire de pénétrer dans les locaux du domicile/siège social du débiteur, l'huissier dresse immédiatement un procès-verbal de carence en cas d'insolvabilité, sans demander d'instructions complémentaires de de l’ONSS.

Pour les procédures de la Direction Recouvrements Particuliers contenant des instructions spécifiques qui ont par définition un caractère urgent et sensible, il sera toutefois autorisé de procéder à l’établissement d’un procès-verbal de carence sans instructions, pourvu que l’exposition de ces frais soit justifiée d’un point de vue juridique et pour des raisons d'économie procédurale.

-   EXÉCUTION MOBILIÈRE ULTÉRIEURE

L’Huissier de Justice doit accomplir les étapes ultérieures de l’exécution mobilière dans les meilleurs délais légaux et pour autant qu’elles soient juridiquement et économiquement justifiées, sauf instructions contraires de l’ONSS (conformément aux dispositions générales du guide de recouvrement ou aux instructions spécifiques pour une Procédure ou un dossier concernés).

Le montant total de minimum 200 euros est également applicable avant de pouvoir exposer des frais d’exécution ultérieure.
Si l’Huissier de Justice estime que les étapes ultérieures dans le processus ne peuvent être accomplies selon la procédure standard, il en informera l’ONSS aussitôt que possible via l’Organisme Centralisateur. Dans ce cas, l’Huissier de Justice soumettra une proposition motivée de suspension.
L’ONSS donnera des instructions spécifiques à l’Huissier de Justice.

-   SOMMATION

Si le solde dû par le débiteur est inférieur au montant minimum précité de 200 euros dans le cadre de la saisie-exécution mobilière et l’accomplissement d’autres actes d’exécution :

-    L’Huissier de Justice devra, sans l’accord préalable de l’ONSS, procéder à un recouvrement intermédiaire moyennant une sommation avec frais, sans accomplir d’autres actes d’exécution. Le nombre de sommations par solde demeurant impayé est limité à 2. Au minimum 14 jours calendaires doivent s’écouler entre ces 2 sommations. Ces sommations peuvent être consultées par l’ONSS dans le Dossier de recouvrement en ligne.

-    L’exécution pourra être poursuivie uniquement après instructions expresses de l’ONSS. L’Huissier de Justice adressera une demande d’instructions motivée et détaillée à l’ONSS afin d’obtenir les instructions nécessaires.

Si, après l’envoi de la (des) sommation(s), le solde du dossier est de nouveau supérieur à 200 euros, des actes d’exécution peuvent (à nouveau) être posés. Dans ce cadre, l’Huissier de Justice ne doit pas demander d'instructions. Les Procédures sont regroupées dans la mesure du possible.

-   AUTRES VOIES D’EXÉCUTION QUE LA SAISIE-EXÉCUTION MOBILIÈRE

Après l’obtention d’un Titre Exécutoire, l’Huissier de Justice a uniquement le droit de pratiquer une exécution mobilière, sauf instruction expresse contraire de l’ONSS prévue dans le guide de recouvrement ou donnée lors de l’introduction de la Procédure.

Toutes procédures autres que la procédure d’exécution mobilière (exécution immobilière, saisie-arrêt, etc.) se font uniquement à la demande expresse de l’ONSS (au moyen d’instructions spécifiques de l’ONSS prévues dans le guide de recouvrement ou données via l’Organisme Centralisateur).

L’Huissier de Justice informera l’ONSS de toute possibilité de recouvrement complémentaire.

-   SAISIE-EXÉCUTION IMMOBILIÈRE

Il peut uniquement être procédé à une exécution immobilière après instructions de l’ONSS. Toutes suggestions/informations en la matière doivent toujours être communiquées avec le rapport de solvabilité.

Dans ses instructions, l'ONSS indiquera si la procédure immobilière doit se limiter à ce moment à la signification d'un commandement préalable à saisie-immobilière, ou si ce commandement immobilier doit être suivi d'une saisie immobilière.

L’Huissier de Justice suit la procédure prévue par le Code judiciaire, sauf instructions contraires de l’ONSS.
Dans ce cadre, l’Huissier de Justice recevra de l’ONSS le certificat hypothécaire / l’extrait de la matrice cadastrale via l’Organisme Centralisateur.
L’Huissier de Justice transférera à l'Administration générale de la documentation du patrimoine, le commandement préalable à la saisie-exécution immobilière et l'acte de saisie-exécution subséquente sur l'immeuble.

L’Huissier de Justice transmettra toutes les pièces originales nécessaires par courrier recommandé à l’avocat-conseil de l’ONSS dont les coordonnées ont été indiquées dans la lettre de demande d'ouverture de la procédure immobilière.

L’avocat-conseil de l’ONSS fera le nécessaire en vue de la nomination d’un Notaire. L’Huissier de Justice soumettra ensuite une proposition de suspension tout en indiquant le motif du blocage.

-   SAISIE-ARRÊT-EXÉCUTION

Il peut uniquement être procédé à une saisie-arrêt exécution après instructions spécifiques de l’ONSS pour la (les) Procédure(s).
La réception et la distribution de ces fonds perçus doivent être traitées dans un dossier (de distribution) distinct qui n’est pas visible pour l’ONSS ou l’Organisme Centralisateur. Seuls les fonds qui reviennent effectivement à l’ONSS après la distribution par contribution doivent être comptabilisés dans la Procédure et correctement reversés (cf. 4.3.2.).

Lorsque l’Huissier de Justice procède à la distribution des fonds récupérés dans le cadre d’une saisie-arrêt pratiquée à la demande de l’ONSS, il devra également consulter l’ONSS afin de prendre connaissance de l’état d'avancement actuel du Dossier de recouvrement.
Si cette saisie-arrêt exécution ne livre pas le résultat escompté, il conviendra de procéder à une notification via l’Organisme Centralisateur conjointement avec une demande d’instructions.

-   DÉCLARATION DE TIERS-SAISI

Lorsque dans le cadre d’une saisie-arrêt exécution, l’Huissier de Justice reçoit une déclaration de tiers-saisi, il sera - au-delà de la retransmission de la ligne de frais et de la pièce électronique correspondante - tenu d’envoyer à l’ONSS une communication du type “Déclaration de tiers-saisi” via le flux d’informations prévu à cette fin. Cette communication devra toujours contenir les données du tiers-saisi ainsi que le montant pour lequel la saisie est pratiquée, la date de réception de la déclaration et l’indication des fonds qui peuvent éventuellement être récupérés par le biais de la saisie-arrêt exécution.

L’huissier de justice paie les coûts pour la déclaration de tiers-saisi et introduit ces frais sur son état de frais.